برای استعلام وکالت نامه های خارج از کشور چه باید کرد؟

بعضی از افراد برای انجام کارهای حقوقی یا شخصی خود به دلایل مختلف یک نماینده حقوقی استخدام می‌کنند. این نماینده بسته به نوع وکالتنامه‌ای که به وی داده شده است اختیاراتی نظیر فروش املاک، اجاره آن‌ها، انجام امور بانکی و… را دارد.

یکی از دلایلی که یک شخص ممکن است به یک فرد غریبه یا یکی از دوستان خود وکالت نامه بدهد، اقامت او در خارج از کشور است. چنین فردی معمولا نمی‌تواند برای انجام کارهای حقوقی خود به کشور سفر کند و به همین دلیل از طریق وکالت نامه شخص دیگری را مسئول این کار می‌کند.

مرجع اصلی صدور و استعلام وکالت نامه های خارج از کشور سرکنسولگری و سفارتخانه‌های ایران در دیگر کشورها و وزارت امور خارجه است. خوشبختانه بخش زیادی از مراحل استعلام وکالت نامه از طریق این مراجع به صورت آنلاین قابل انجام بوده و نیازی به مراجعه حضوری وجود ندارد. در ادامه این مقاله مراحلی را که باید برای استعلام وکالت نامه های خارج از کشور طی کنید به طور کامل شرح می‌دهیم.

منظور از استعلام وکالت نامه چیست؟

استعلام وکالت نامه به معنای بررسی صحت و اصالت آن از طریق مرجع معتبر است. فرقی نمی‌کند که این وکالت نامه برای چه کاری صادر شده باشد. در هر حال شما باید پیش از شروع کار استعلام وکالت نامه را انجام دهید. در مورد وکالت نامه‌های خارج از کشور اهمیت این موضوع بیشتر است. چرا که شما با صاحب اصلی مال معامله نمی‌کنید. بنابراین باید مطمئن شوید که وکالت نامه ارائه شده توسط نماینده قانونی وی اصل بوده و اختیارات مطرح شده در این وکالت نامه تماما به نماینده داده شده است.

مراحل استعلام وکالت نامه های خارج از کشور

همانطور که پیش‌تر گفتیم استعلام این وکالت نامه‌ها از طریق وزارت امور خارجه قابل انجام است. به همین منظور این وزارت خانه سامانه‌ای با نام سامانه تاک راه‌اندازی کرده است. از طریق این سامانه می‌توانید درخواست استعلام وکالت نامه را ثبت کرده و منتظر پاسخ وزارت خانه بمانید. مدت زمان پاسخگویی به درخواست شما به تعداد درخواست‌های ثبت شده در سامانه دارد. وزارت امور خارجه معمولا پس از تجمیع درخواست‌ها آن‌ها را برای سفارتخانه جمهوری اسلامی ایران در کشور مورد نظر ارسال می‌کند و پس از مدتی نتیجه استعلام را به شما اعلام می‌دارد. در ادامه مراحل استعلام وکالت نامه را به ترتیب بیان می‌کنیم.

ثبت نام در سامانه تاک

سامانه تاک یا تایید اسناد کنسولی از سال 93 به منظور سهولت در فرایند استعلام مدارک و وکالت نامه‌های صادر شده در خارج از کشور راه‌اندازی شده است. این سامانه با نام سامانه میخک نیز شناخته می‌شود. اگر قصد دارید از این سامانه برای استعلام وکالت نامه های خارج از کشور استفاده کنید، ابتدا باید در سایت آن ثبت نام کنید. برای ثبت نامه به آدرس www.tak.mfa.ir مراجعه کرده و گزینه ثبت نام را بزنید.

پس از آن باید مشخصات فردی خود را وارد کرده و فرم موجود در سامانه را با دقت پر کنید. توجه کنید که آدرس ایمیل خود را با دقت وارد کنید. چرا که مراحل بعدی کار تنها از طریق ایمیل به شما اطلاع داده می‌شود. همچنین بهتر است برای جلوگیری از بروز مشکل در مراحل مختلف از مرورگر کروم استفاده کنید.

ثبت پروفایل و ساخت رمز عبور ثابت

پس از تکمیل فرایند ثبت نام و دریافت کد رهگیری و کلمه عبور وارد حساب کاربری خود شده و پروفایل خود را ثبت کنید. برای این کار باید اطلاعات محل زندگی، اقامت، شماره تماس و پست الکترونیکی را وارد کنید. رمزی که ابتدای کار به شما تعلق گرفته یک بار مصرف است. بنابراین باید پس از ثبت پروفایل یک رمز عبور ثابت برای خود بسازید. این رمز را همواره به یاد داشته باشید یا آن را در جایی یادداشت کنید.

وارد کردن اطلاعات وکالت نامه

در این مرحله باید اطلاعات کامل سند وکالت نامه را وارد سامانه کنید. از طریق این اطلاعات سفارتخانه می‌تواند به شما اطمینان دهد که موارد مندرج در وکالت نامه ثبت شده در این محل با چیزی که شما می‌بینید مطابقت دارد. اطلاعات مورد نیاز سامانه تاک یا میخک برای استعلام وکالت نامه های خارج از کشور به شرح زیر است.

  • شماره سند وکالت نامه

این شماره یک کد 18 رقمی است که در قسمت بالا سمت راست وکالت نامه نوشته شده است.

  • شماره وکالت نامه

کد 6 رقمی نوشته شده در گوشه بالا سمت چپ وکالت نامه همان شماره وکالت نامه است.

  • آدرس دفترخانه

در این بخش باید آدرس کامل دفترخانه‌ای را که وکالت نامه در آن تنظیم شده است وارد کنید.

  • نام سردفتر تنظیم کننده

این مورد نیز در گوشه بالا سمت راست وکالت نامه نوشته شده است.

در قسمت بالا سمت چپ وکالت نامه می‌توانید رمز تصدیق را پیدا کنید.

  • دریافت کد رهگیری

پس از وارد کردن اطلاعات بالا سامانه کد رهگیری به شما می‌دهد که از طریق آن می‌توانید مراحل بعد را پیگیری کنید. این کد رهگیری را حتما جای مطئنی یادداشت کنید. چرا که بازیابی آن کار چندان راحتی نیست.

  • مراجعه مجدد به سامانه و دریافت نتیجه استعلام

پس از دریافت کد رهگیری باید مدتی منتظر بمانید تا وزارت خانه اطلاعات را برای سفارتخانه کشور مقصد ارسال کرده و نتیجه را دریافت کند. پس از آن مجددا وارد حساب کاربری شده و از قسمت نوع مدرک وکالت نامه یا تصدیق امضا را انتخاب کنید. در این بخش لازم است کد رهگیری، کد ملی و کد امنیتی نشان داده شده بر روی صفحه را وارد کنید. پس از ورود این اطلاعات می‌توانید تایید یا عدم تایید وکالت نامه توسط وزارت خارجه را مشاهده کنید.

هنگام استعلام وکالت نامه های خارج از کشور به این نکات دقت کنید.

  • از طریق سامانه تاک شما تنها قادر به استعلام وکالت نامه‌هایی هستید که پس از سال 92 صادر شده‌اند. برای استعلام وکالت نامه‌های پیش از این تاریخ باید به دفتر اسناد رسمی تنظیم کننده وکالت نامه مراجعه کنید.
  • توجه کنید که وکالت نامه صادر شده دارای محدوده زمانی نباشد. چرا که انقضای این محدوده به معنای ابطال وکالت نامه است.
  • سامانه تاک تنها صحت وکالت نامه را نشان می‌دهد و ابطال آن را به شما اطلاع نخواهد داد. به عنوان مثال زمانی که فرد وکالت دهنده فوت شده باشد وکالت نامه به خودی خود باطل می‌شود. اما از طریق این سامانه نمی‌توان چنین موردی را متوجه شد.
  • توجه کنید که افراد مقیم خارج از کشور تنها می‌توانند یک وکیل برای خود تعیین کنند. همچنین امکان تعیین یک وکیل برای چند فرد نیز وجود ندارد. پس به وکالت نامه‌هایی که چند نفر به یک نفر داده‌اند یا چند وکیل دارد شک کنید.
  • وکالت نامه را به دقت مطالعه کنید تا مطمئن شوید وکیل اختیار لازم برای انجام این کار را دارد. ممکن است وکالت نامه تنها برای انجام برخی امور محدود به فرد داده شده باشد و وی برای انجام امور دیگر از آن سوء استفاده کند.

در استعلام وکالت نامه چه سازمان‌هایی درگیر هستند؟

به طور کلی برای استعلام وکالت نامه های خارج از کشور نیازی به مراجعه حضوری به هیچ یک از سازمان‌ها نبوده و همه چیز از طریق اتوماسیون انجام می‌شود. اما برخی از متخصصان توصیه می‌کنند که به جهت تسریع در کارها بهتر است به مراکزی همچون دفترخانه‌ها به صورت حضوری مراجعه کنید. سازمان‌ها و دفاتری که در استعلام وکالت نامه دخالت دارند به شرح زیر است. توجه کنید که در صورتی که از طریق سامانه برای استعلام اقدام کنید نیازی به طی کردن این مراحل نخواهد بود.

  • دفترخانه اسناد رسمی

دفترخانه در مرحله اول استعلام نامه را از طریق اتوماسیون به اداره کل ثبت اسناد و املاک استان ارسال می‌کند. در هنگام اعلام نتیجه نیز اداره کل ثبت اسناد و املاک استان نامه تاییدیه را در اختیار دفترخانه می‌گذارد.

  • اداره کل ثبت اسناد و املاک استان

در مراحل اولیه نامه از این اداره به اداره کل دفتر ریاست، روابط عمومی و امور بین الملل ارسال می‌شود. در هنگام دریافت جواب نیز نامه از سوی دفتر ریاست برای این اداره ارسال می‌شود.

  • اداره کل دفتر ریاست، روابط عمومی و امور بین الملل

این اداره نامه دریافتی را برای سازمان ثبت سجلات و احوال شخصیه در وزارت امور خارجه ارسال کرده و نتیجه را از این سازمان دریافت می‌کند.

  • اداره سجلات و احوال شخصیه وزارت امور خارجه

این اداره نامه دریافتی را برای سفارتخانه ایران در کشور مقصد ارسال می‌کند. سفارتخانه نیز پس از استعلام نتیجه را برای این اداره برمی‌گرداند.

سخن پایانی

برای انجام معامله قانونی و مطمئن در خصوص ملک یا که مالک آن خارج از کشور زندگی می کند استعلام وکالت نامه یکی از ضروریات است.در معاملات املاک صنعتی این خطر وجود دارد که وکالت نامه جعلی و یافاقد اعتبار باشد.بنابراین سعی کنید حتما از روش های ذکر شده در این مطلب نهایت استفاده را بکنید.

15 اردیبهشت 1400 9:59 ق.ظ